Ogólna informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych - Ośrodek Sportu i Rekracji w Olsztynie

Administrator danych osobowych

Ośrodek Sportu i Rekreacji w Olsztynie z siedzibą przy ul. Żołnierskiej 13a, 10-558 Olsztyn, e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., nr tel.: +48 89 527-74-02, dalej: OSiR.

Cel, podstawa prawna i czas przetwarzania danych osobowych

Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu:

• Zawierania umów

W przypadku zawierania umów cywilnoprawnych Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz następnie w celu jej wykonania i rozliczenia. Podanie żądanych danych osobowych jest niezbędne do prawidłowej realizacji usług. Zgromadzone dane przetwarzane będą przez okres niezbędny do wykonania umowy lub do czasu wygaśnięcia roszczeń z jej tytułu, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa.

• Prowadzenia korespondencji tradycyjnej oraz elektronicznej poprzez e-mail

W przypadku gdy są Państwo Kontrahentami OSiR i wysyłają korespondencję za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub poczty elektronicznej, dane przetwarzane są w celu realizacji zawartej umowy.

Dane z korespondencji, która nie wynika z zawartych umów, przetwarzane będą w celu udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytania lub przedstawienia oferty. W tym wypadku prowadzenie korespondencji jest prawnie uzasadnionym interesem OSiR. Korespondencja przechowywana będzie przez okres niezbędny do zapewnienia jej ciągłości.

• Kontaktu telefonicznego

W przypadku kontaktu drogą telefoniczną Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celu, w jakim Państwo zwracają się do OSiR oraz w zakresie jaki jest niezbędny do rozwiązania danej sprawy. Podanie danych nie jest w tym przypadku obowiązkowe, aczkolwiek ułatwi wspólną komunikację.

• Prowadzenia księgowości

W ramach czynności związanych z wystawieniem faktury lub innego dowodu księgowego,  w tym w związku z rozliczaniem zawartych umów. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na OSiR. Podanie danych w tych przypadkach jest obowiązkowe. Dane będą przetwarzane przez okres wynikający z przepisów prawa, w szczególności dotyczących prawa podatkowego.

• Wysyłki newslettera

Podając swój adres e-mail do wysyłki newslettera wyrażają Państwo zgodę na przesyłanie przez OSiR informacji o działaniach, nowościach, aktualnościach,  itp. Podanie adresu e-mail jest dobrowolne. Dane będą przetwarzane do czasu odwołania przez Państwa zgody lub do momentu zaprzestania przez OSiR wysyłki newslettera.

• Prowadzenia monitoringu wizyjnego

OSiR prowadzi monitoring wizyjny należących do niego budynków oraz terenów i przetwarza dane osobowe w celu zapewnienia bezpieczeństwa Pracowników i innych osób oraz ochrony mienia. Przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonywania zadania realizowanego w interesie publicznym przez OSiR. Monitoring prowadzony jest zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy, a nagrania są przechowywane nie dłużej niż 3 miesiące od daty nagrania. Jeżeli nagrania stanowią lub mogą stanowić dowód w sprawie, to przechowywane będą do czasu zakończenia prawomocnego postępowania.

• Publikacji zdjęć oraz zapisów video zawierających wizerunek osób korzystających z usług OSiR, w tym uczestników konkursów i imprez na stronie internetowej oraz fanpage’u Facebook OSiR

Dane osobowe w zakresie zapisu fotograficznego i filmowego zawierającego wizerunek uczestnika utrwalonego podczas udziału w organizowanych wydarzeniach będą przetwarzane w celu publikacji na stronie internetowej oraz portalu społecznościowym Facebook OSiR. Podstawą prawną przetwarzania jest wyrażenie zgody na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Wyrażenie zgody jest dobrowolne. Brak wyrażenia zgody na publikację danych osobowych na stronie internetowej oraz portalu społecznościowym nie wyklucza osoby z możliwości wzięcia udziału w wydarzeniach. Dane będą przetwarzane do czasu wycofania zgody lub do momentu usunięcia materiałów przez OSiR.

• Organizacji i przeprowadzenia postępowań przetargowych, w następujących trybach
  • Zamówień publicznych na dostawy, usługi lub roboty, których wartość przekracza kwotę 130.000 zł,
  • Zamówień publicznych (w tym zapytań ofertowych, postępowań z wolnej ręki, przetargów z ogłoszeniem, negocjacji), których wartość w skali roku jest mniejsza od kwoty 130.000 zł oraz zamówień dla których ustawa Prawo zamówień publicznych przewiduje wyłączenie jej stosowania,
  • Publicznych przetargów ustnych, których celem jest sprzedaż majątku ruchomego, środków trwałych i pozostałych środków trwałych oraz uzyskanie jak najwyższej ceny sprzedaży.

W powyższych przypadkach dane osobowe OSIR przetwarza w celu przeprowadzenia postępowań, wyłonienia najkorzystniejszych ofert, zawarcia umów i ich realizacji oraz rozliczenia. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit b oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z realizacją ustawy Prawo zamówień publicznych. Podanie żądanych danych osobowych jest obowiązkowe. Ich niepodanie uniemożliwi udział w prowadzonym postępowaniu. Zgromadzone dane przetwarzane będą przez okres niezbędny do wykonania umowy lub do czasu wygaśnięcia roszczeń z jej tytułu, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa.

• Korzystania z usług OSIR
  • Wypożyczenia sprzętu wodnego i sportowego

OSiR wypożyczając sprzęt sportowy oraz wodny przetwarza Państwa dane osobowe w celu realizacji usługi. Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz następnie w celu jej wykonania i rozliczenia. Podanie danych jest niezbędne do realizacji usługi. Zgromadzone dane przetwarzane będą przez okres niezbędny do wykonania umowy lub do czasu wygaśnięcia roszczeń z jej tytułu, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa.

• Rezerwacji terminów korzystania ze sprzętu i obiektów sportowych

W tym przypadku przetwarzanie Państwa danych osobowych jest prawnie uzasadnionym interesem OSiR jakim jest prowadzenie kalendarza oraz zarezerwowanie usługi w uzgodnionym terminie. Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne w celu dokonania rezerwacji. Państwa dane osobowe zostaną usunięte po upływie terminów przechowywania, zgodnie z przyjętą kategorią archiwalną.

Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych

W przypadku danych osobowych przetwarzanych na podstawie udzielonej zgody OSiR informuje, że udzieloną zgodę mogą Państwo wycofać:

• wysyłając na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. wiadomość e-mail z takim żądaniem,
• osobiście w siedzibie OSiR.

Wycofanie zgody może być złożone wyłącznie przez właściciela danych osobowych w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na  zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. OSiR zastrzega sobie prawo weryfikacji tożsamości osoby wycofującej zgodę w celu zapewnienia prawidłowej realizacji uprawnień.

Informacja o odbiorcach danych osobowych

Państwa dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom realizującym zadania na rzecz i w imieniu OSiR, np.:

• dostawcy oprogramowania w celu zapewnienia ich sprawnego działania z zachowaniem zasad ochrony danych osobowych i poufności przetwarzania,
• podmiotom publicznym w ramach w ramach zwartych porozumień i umów oraz w zakresie obowiązujących przepisów prawa.

Prawa właścicieli danych osobowych

W związku z przetwarzaniem danych przysługują Państwu następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych osobowych,
• prawo sprostowania danych, które są nieprawidłowe,
• prawo usunięcia danych osobowych,
• prawo ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• prawo przenoszenia danych.

W celu skorzystania z powyższych praw prosimy kontaktować się z OSiR za pośrednictwem poczty tradycyjnej na wskazany wyżej adres lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Państwu także prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Inspektor Ochrony Danych

Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych możliwy jest pod adresem e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres OSiR, z dopiskiem IOD.